Stories

8 tips om optimaal gebruik te maken van je tijd

Of je nu zelfstandig bent of in loondienst werkt, tijd heb je nooit op overschot. Ik moet de eerste persoon nog tegenkomen die zegt dat hij of zij het niet druk heeft. Het kan soms aanvoelen alsof je aan het jongleren bent met de klok wanneer je verschillende projecten probeert te combineren met een sociaal leven, een huishouden en studies. Geen wonder dat cursussen ‘time management’ de laatste tijd zo hard in de lift zitten.

Met deze acht tips kan je méér uit je dag halen!

Denk dagelijks na over je to do’s

Gewoonlijk maken we ’s ochtends keuzes over hoe onze dag er zal uitzien. Het is echter moeilijk om beslissingen te nemen wanneer je geen goed beeld hebt over je taken en verplichtingen. Daarom las ik wekelijks, meestal op zondag, een brain dump in. Ik neem dan een kwartiertje de tijd om werkelijk alles dat in me opkomt digitaal neer te pennen. Meestal noteer je teveel en kan je de lijst nadien wat inkorten maar het grote voordeel is dat je met een brain dump de chaos in je hoofd wat kan leegmaken.

Elke ochtend kan je vervolgens tien minuten de tijd nemen om de lijst van to do’s voor de lopende week erbij te nemen en prioriteiten te stellen voor de dag die komt. Je kan er ook voor kiezen om dit ’s avonds te doen zodat je met een leeg hoofd in bed kruipt.

Zorg voor een master to do-lijst

We gebruiken allemaal ongetwijfeld een to do-lijst, of het nu op papier of digitaal is. De afgelopen jaren heb ik veel geëxperimenteerd met de wijze waarop ik het best to do’s kan bijhouden en ben ik er eindelijk in geslaagd om een goede flow te vinden. Ik doe beroep op de gratis lijstjestool Trello en verdeel mijn to do’s onder als volgt:

  • To do SOMETIME: taken of losse ideeën die absoluut geen prioriteit zijn.
  • To do THIS WEEK: taken die deze week afgerond moeten worden.
  • To do TODAY: taken die voor vandaag op de planning staan.
  • Doing: lopende taken.
  • Done: afgeronde taken.

 

Deze opdeling faciliteert mijn wekelijkse brain-dump en is bovendien motiverend: je to do’s zien opschuiven van links naar rechts stimuleert productiviteit.

De structuur van een to do-lijst is net zoals de hardheid van een matras: iedereen heeft een andere voorkeur. Laat mijn structuur louter een inspiratie zijn en creëer vooral een eigen structuur die werkt voor jou.

Weg met goede voornemens, hallo principes

Goede voornemens zijn ambitieus. Té ambitieus. Het zou me zelfs verbazen dat je je eigen goede voornemens nog kan herinneren wanneer je deze blog post leest. Daarom ben ik meer voorstander van heldere principes, die ik een prominente plaats geef op mijn bureau en in mijn to do-lijst. Enkele persoonlijke voorbeelden:

  • Don’t snooze.
  • Do some form of physical activity and take more steps.
  • Eat mindful.
  • Read at least 20 minutes.
  • Ignore phone before bed.

Nee, grote goede voornemens zijn het niet, maar jezelf herinneren aan een aantal basisprincipes kan nooit kwaad. Je kan er alleen maar beter van worden. En het werkt!

Voorzie korte tijdsblokken voor korte taken

Korte taken, die vaak administratief van aard zijn, kunnen je volledig uit je flow halen en zo je productiviteit kelderen. Ook al gebeurt dit nog veel te vaak bij mij, toch probeer ik korte taken (zoals niet-dringende mailtjes, facturen, etc.) uit te stellen tot het einde van de dag. Zo is zaterdag traditioneel mijn administratie slash boekhouding dag.

Een andere fantastische tip die iemand mij ooit gaf is om een leeg blad papier naast je te leggen terwijl je werkt. Vanaf je aan iets denkt of dreigt afgeleid te worden, noteer je het. Zo kan je je hoofd leeg houden en op het einde van de dag alsnog dat ene Youtube filmpje of dat nieuwe magazine checken zonder je dagritme geruïneerd te hebben.

Denk na over hoe je tools gebruikt

Tools, zoals Trello, zouden je moeten ondersteunen in plaats van hinderen. Vaak is het wel zo: onze telefoons, laptops en online tools leiden ons vaak af en zijn zo nefast voor onze productiviteit. Bij deze daarom twee gouden tips die ik ooit van iemand kreeg:

  • Stel bij elke tool de vraag ‘Welke meerwaarde heeft dit eigenlijk?’ Is de meerwaarde niet duidelijk, stop dan met de tool te gebruiken. Bye-bye.
  • Zet zoveel mogelijk notificaties af! Telefoon, SMS, Telegram en Whatsapp zijn nog de enigste services die je aandacht zouden mogen onderbreken. En zelfs dat is vaak nog te veel.
Probeer wat vroeger op te staan

Het is logisch: als je meer tijd wil moet je minder doen of je dag langer maken. Alles hangt natuurlijk af van hoeveel slaap je nodig hebt om goed te kunnen (en blijven) functioneren. Ook je gezinssituatie bepaalt voor een groot deel hoe je ochtenden eruit zien; zelf woon ik samen met mijn vriendin en heb ik het geluk weinig slaap nodig te hebben. Met vijf of zes uur per nacht kom ik al een heel eind. Het resultaat is een doorsnee werkdag die start om zes uur ’s ochtends en eindigt rond zes uur ’s avonds, waarbij de eerste drie uren van goud waard zijn. ’s Avonds laat doe ik niet veel meer om ervoor te zorgen dat de batterijen opgeladen kunnen worden. Letterlijk en figuurlijk.

Kijk hier vooral zelf wat voor jou werkt. Ook al ben je geen ochtendmens: een kwartiertje extra kan al veel betekenen voor de start van de werkdag!

Benut dode momenten beter

Voor mij en vele anderen zijn autoritten echte killers. De oplossing? Telefoontjes opsparen en in de wagen doen (via Bluetooth, stay safe!) of podcasts en e-books beluisteren. Tijdens middagpauzes lees ik al eens een boek of volg ik een online cursus via CodeCademy, Hubspot of Coursera. Collega’s doen hetzelfde en koppelen de opgedane kennis terug naar elkaar. Het is ongelofelijk hoeveel je kan bijleren tijdens momenten die anders misschien verspilling waren.

Durf ontspannen

Tired minds make bad decisions. Maak er dus geen gewoonte van om je rust en quality time steevast op te offeren voor werk. Lees Bird Box, speel Red Dead Redemption en train voor Dwars Door Brugge, en zorg ervoor dat je die momenten van ontspanning heilig maakt. Wees ervan bewust dat dit wat relativeringsvermogen vraagt, zeker wanneer je agenda uit zijn voegen barst van de to do’s: If everything is urgent, nothing is.

Er bestaan duizenden blog posts en boeken over time management en nog veel meer  tips om je tijd zo goed mogelijk in te delen. Deze acht tips hebben bewezen een grote impact te hebben op mijn productiviteit en welzijn. Aangezien iedereen anders in elkaar zit, heeft iedereen andere manieren om zijn of haar workload te balanceren met het persoonlijke leven. Word lid van de TURBO community en deel daarom jouw tips!

Door Robbert Meulemeester

#TURBO #FASTTRACKINGYOURIDEAS